由于商贸行业的销售基本上都是现结业务,所以采用开票后发货的业务模式,财务根据对应的销售出库单据生成凭证,同时,很多酒店、代理商和个人婚宴酒席都采用预收款的模式和飞龙往来业务。销售按业务员考核,所以在录入销售单据时,严格录入业务员,月底由销售和财务按业务员汇总统计,计算销售提成。
四、关键应用呈现
1.规范入库的管理、建立精细库存管理
应用部门: 计划经营部采购科、资财部
管理难点:经营产品的品种达5000多种,新产品在不断地增加,同时自用的耗用量很大,企业人手紧张,手工管理时只能是财务一笔金额帐(采购了多少金额),库房只作数量帐,存在大量买错及多购的情况,从而导致了大量浪费。且从管理上来讲,没有从源头数量管起,无法追溯责任。
关键价值:在ERP系统实施后,通过运用系统中的结构化自由项功能,根据存货编码,大大简化了商品档案,同时对存货的进销存帐采取双重管理,财务和库房同时管理,大大提高了管理水平和效率。
功能模块:库存管理、存货核算
2.有效管理本地和异地账务及库存
应用部门:西安分公司及宝鸡盖业
管理难点:目前在很多异地公司的管理方式,采用VPN的模式或单机应用模式,这对企业而言,无疑就存在运营成本大或不能实时查询异地公司的运营情况,这种管理方式导致的结果就是库存报表不能准时传递到总公司,使得总部不能实时配送货物,也无法根据库存来做出准确的采购计划。
关键价值:飞龙糖酒通过用友U8实现了本地和异地公司的财务和业务的一体化管理流程,从采购到销售回款情况在系统里一目了然。通过ERP系统产生的单据和报表从某种程度上起到了监控作用,降低了管理人员随意报损的可能性。实时掌握异地公司的账务和库存,使得企业的运营计划准确性提高。整体来说,在明显减少了运营资金的同时,也带来了客户配套率和总体满意度的提升。
功能模块: 库存管理、存货核算、应收/应付、远程应用,经理查询、总账、报表
五、应用效果评析
规范了企业的业务流程。以保证ERP 系统实施效果为目标,使企业多数业务流程得到了规范;
及时了解库存情况,更好地响应了客户的需求;
基础数据和信息实现集中管理,高度共享,保证了企业基础数据的唯一性、共享性、准确性,同时建立了相应的管理制度和处理流程,确保基础数据的准确性和唯一性,保障了系统的持续正常运转;
实现了企业业务流程信息化,系统功能覆盖从采购入库、自用领用出库、盘盈入库、销售发货、按业务员的销售及回款的完整业务流程,各业务流程之间有机集成地连接起来,流程所涉及各岗位的工作更加规范高效;
实现了销售按业务员考核的要求,客户及业务员销售情况管理、效率的考核,为销售的提成及费用和工资的考核提供了系统数据。
客户感言
上线以来,我们对软件操作应用正在熟悉过程中,部分配套管理手段也在不断完善过程中,但ERP系统数据的透明化已经足以让我们找到管理上的不足和重点。相信经过一段时间的调整,会逐步做到精确管理,敏捷经营,向ERP要效益已经是指日可待的目标。
——飞龙糖酒财务总监:段兴元
专家视角
信息化的前提就是编码,基础数据的整顿使飞龙糖酒的基础管理水平有了质的提升。企业的异地公司模式就是目前行业内比较难以实时管理,通过ERP系统的实施,较好的帮助企业解决了异地公司的管理问题,理顺了异地管理流程,减少了不明确的损失,企业从中获得了很明显的效益。
此外,计划模式的转变不仅是从手工到计算机的转变,更是一个观念改造的过程,飞龙糖酒的领导层正是充分认识到了这一点,再次证明了ERP工程是“一把手”工程。